Support
RDN เฟอร์นิเจอร์
092-760-5230 , 0629095529
Your shopping cart
ดูตะกร้าสินค้าของคุณ
ไม่มีสินค้าในตะกร้าของคุณ

เก็บเอกสารอย่างไร? ให้มีประสิทธิภาพ

rdn.246@gmail.com | 28-11-2557 | เปิดดู 2265 | ความคิดเห็น 0

จัดเก็บเอกสารให้มีประสิทธิภาพ

เอกสารต่าง ๆ ที่อยู่ภายในสำนักงาน โดยปกติแล้วจะมีอยู่เป็นจำนวนมาก อีกทั้งยังแบ่งแยกข้อมูลออกไปอีกเป็นหลายประเภท ดังนั้นแล้วถ้าไม่มีการจัดระบบและแยกหมวดหมู่ของเอกสารต่าง ๆ เหล่านั้น ย่อมทำให้ค้นหาได้ยาก ดังนั้นจึงจำเป็นที่จะต้องมีการดำเนินการจัดการอย่างเหมาะสม

ขั้นตอนการคัดแยกเอกสาร

  1. รวบรวมเอกสารที่อยู่ในหมวดหมู่เดียวกันหรือประเภทเดียวกันมาไว้ในส่วนเดียวกัน
  2. แยกเอกสารในส่วนที่ใช้งานและไม่ได้ใช้งานแล้วแยกออกจากกัน
  3. นำเอกสารบรรจุลงในตู้หรือชั้นวาง โดยเรียงลำดับเอกสารที่ใช้งานบ่อยให้อยู่ใกล้หยิบได้สะดวก หมวดหมู่เอกสารที่ต้องมีการใช้เป็นประจำให้อยู่ในระดับที่หยิบหรือค้นหาได้ง่ายที่สุด นอกนั้นเอกสารที่มีความสำคัญมากให้อยู่ชั้นบน เอกสารที่มีความสำคัญน้อยให้อยู่ชั้นล่าง
  4. ตู้เอกสารที่เก็บเอกสารแต่ละประเภทนั้น จัดวางตู้ที่มีความต้องการมากที่สุดให้อยู่ใกล้ทางเดินที่สุด ที่ไม่ค่อยได้ใช้วางให้อยู่ด้านใน
  5. จัดทำป้ายสารบัญให้กับตู้แต่ละใบ พร้อมทั้งข้อความหรือหมายเลขกำกับให้กับแต่ละช่องบรรจุเอกสาร

ประโยชน์ที่ได้รับ

  • ทำให้สามารถค้นหาเอกสารที่ต้องการได้อย่างสะดวก
  • ประหยัดเวลาในการค้นหา เพราะเอกสารได้แยกหมวดหมู่และประเภทอย่างชัดเจน
  • ป้องกันเรื่องการสูญหาย เนื่องจากมีตู้หรือชั้นวางทำให้เอกสารถูกจัดเก็บอย่างเป็นที่เป็นทาง
  • สามารถนำมาคัดแยกเอกสารเก่าที่ไม่ใช้แล้วได้อย่างง่ายดาย
  • ควบคุมการจัดเก็บเอกสารใหม่ได้โดยง่าย

เพียงขั้นตอนง่ายๆ เหล่านี้ ก็จะทำให้สามารถจัดการเอกสารที่มีอยู่เป็นจำนวนมากได้อย่างง่ายดาย

 

ความคิดเห็น

วันที่: Fri Mar 29 06:44:19 ICT 2024

แสดงความคิดเห็น
All Comments: 0 Pages: 1/0

สนใจสั่งซื้อสามารถ Email:rdn.246@gmail.com ตลอด 24 ชม.

ID: 0927605230

ติดต่อ 094-153-1653