เก็บเอกสารอย่างไร? ให้มีประสิทธิภาพ

rdn.246@gmail.com | 28-11-2557 | เปิดดู 2505 | ความคิดเห็น 0

จัดเก็บเอกสารให้มีประสิทธิภาพ

เอกสารต่าง ๆ ที่อยู่ภายในสำนักงาน โดยปกติแล้วจะมีอยู่เป็นจำนวนมาก อีกทั้งยังแบ่งแยกข้อมูลออกไปอีกเป็นหลายประเภท ดังนั้นแล้วถ้าไม่มีการจัดระบบและแยกหมวดหมู่ของเอกสารต่าง ๆ เหล่านั้น ย่อมทำให้ค้นหาได้ยาก ดังนั้นจึงจำเป็นที่จะต้องมีการดำเนินการจัดการอย่างเหมาะสม

ขั้นตอนการคัดแยกเอกสาร

รวบรวมเอกสารที่อยู่ในหมวดหมู่เดียวกันหรือประเภทเดียวกันมาไว้ในส่วนเดียวกัน
แยกเอกสารในส่วนที่ใช้งานและไม่ได้ใช้งานแล้วแยกออกจากกัน
นำเอกสารบรรจุลงในตู้หรือชั้นวาง โดยเรียงลำดับเอกสารที่ใช้งานบ่อยให้อยู่ใกล้หยิบได้สะดวก หมวดหมู่เอกสารที่ต้องมีการใช้เป็นประจำให้อยู่ในระดับที่หยิบหรือค้นหาได้ง่ายที่สุด นอกนั้นเอกสารที่มีความสำคัญมากให้อยู่ชั้นบน เอกสารที่มีความสำคัญน้อยให้อยู่ชั้นล่าง
ตู้เอกสารที่เก็บเอกสารแต่ละประเภทนั้น จัดวางตู้ที่มีความต้องการมากที่สุดให้อยู่ใกล้ทางเดินที่สุด ที่ไม่ค่อยได้ใช้วางให้อยู่ด้านใน
จัดทำป้ายสารบัญให้กับตู้แต่ละใบ พร้อมทั้งข้อความหรือหมายเลขกำกับให้กับแต่ละช่องบรรจุเอกสาร

ประโยชน์ที่ได้รับ

ทำให้สามารถค้นหาเอกสารที่ต้องการได้อย่างสะดวก
ประหยัดเวลาในการค้นหา เพราะเอกสารได้แยกหมวดหมู่และประเภทอย่างชัดเจน
ป้องกันเรื่องการสูญหาย เนื่องจากมีตู้หรือชั้นวางทำให้เอกสารถูกจัดเก็บอย่างเป็นที่เป็นทาง
สามารถนำมาคัดแยกเอกสารเก่าที่ไม่ใช้แล้วได้อย่างง่ายดาย
ควบคุมการจัดเก็บเอกสารใหม่ได้โดยง่าย

เพียงขั้นตอนง่ายๆ เหล่านี้ ก็จะทำให้สามารถจัดการเอกสารที่มีอยู่เป็นจำนวนมากได้อย่างง่ายดาย

Next	เคลือบผิวไม้ด้วย แลคเกอร์
Previous	รู้จักเฟอร์นิเจอร์ Built In

ความคิดเห็น

วันที่: Wed Apr 02 03:40:18 ICT 2025

All Comments: 0 Pages: 1/0

โทร : 096-3891-916 ADD LINE